برای سالها، روند تعطیلی مدارس و سازمانها به خاطر شرایط مختلفی تکرار میشود. برای مثال، آلودگی هوا از حد مجاز عبور میکند و مدارس تعطیل میشوند. شاید هم به خاطر شرایط جوی، برف سنگینی باریده و به سبب آن، ادارات تعطیل میشوند. حتی ممکن است تعطیلات رسمی، پشت سر هم باشند و روزهای بین تعطیلی هم عملاً فرصتهای کاری را از بین میبرد. نتیجه همه این تعطیلات چیست؟ پروژهها عقب میافتند، دانشآموزان از برنامه درسی جا میمانند، جلسات مهم لغو میشوند و ضررهای مالی و آموزشی زیادی وارد میشوند.
طبیعتاً تاثیر تعطیلی مدارس بر عملکرد تحصیلی دانشآموزان، بسیار فراتر از چند روز غیبت است. افت تمرکز، فراموشی مطالب و بهمریختگی برنامهریزی معلمان، هفتهها بعد از بازگشایی هم ادامه دارد. در سمت ادارات و کسبوکارها هم همین روندها را شاهد هستیم. موقعیتهای مالی و برنامهریزیهای کاری که باید انجام میشد، به واسطه شرایطی که ذکر شد، عقب میافتند و حتی ممکن است بعد از تعطیلات هم چنین موقعیتهایی از دست بروند.
اگر این موضوعات پیشتر معضل بودهاند، خبر خوب حالا این است که امروزه، ابزارهایی وجود دارند که میتوانند تهدید تعطیلات را به فرصتی برای رشد تبدیل کنند. سه ابزار کلیدی که در ادامه بررسی میکنیم، هر کدام برای نیازهای آموزشی یا کاری متفاوتی طراحی شدهاند و با هم، تمام سناریوهای دورکاری در آلودگی هوا، بارش برف یا هر شرایط بحرانی دیگری را پوشش میدهند.
چالشهای تعطیلات ناگهانی
تعطیلات ناگهانی با تعطیلات برنامهریزی شده، که نمونههایی از آن را اخیراً تجربه کردهایم، تفاوتی بنیادین با یکدیگر دارند. در تعطیلات ناگهانی، کسی فرصت آمادهسازی ندارد. وقتی شب قبل اعلام میشود که فردا مدارس و ادارات به خاطر آلودگی هوا تعطیلاند، نه معلم زمانی برای هماهنگ کردن دارد تا کلاس جبرانی برای دانشآموزان پیدا کند و نه والدین برنامهای برای مراقبت از فرزندشان در خانه دارند.
همانطور که گفتیم، تاثیر تعطیلی مدارس فقط به دانشآموزان محدود نمیشود. وقتی مدارس تعطیل میشوند، بخش بزرگی از نیروی کار هم عملاً از چرخه خارج میشود. والدینی که باید در خانه بمانند و از بچههایشان مراقبت کنند، کارمندانی که در روزهای برفی نمیتوانند به محل کار برسند و جلسات حیاتی که یکی پس از دیگری لغو میشوند. این زنجیره، ضرر مالی قابلتوجهی به سازمانها وارد میکند.
از طرف دیگر، تعطیلی ادارات در روزهای آلودگی هوا یا بارش برف، اگرچه برای حفظ سلامت کارکنان ضروری است، اما بدون جایگزین مناسب، فعالیتهای سازمانی را به طور کلی تعطیل میکند. مدیران منابع انسانی با چالش مدیریت تیمهایی مواجهاند که پراکنده و بدون ابزار ارتباطی مناسب، نمیتوانند هماهنگ کار کنند.
مشکل اصلی در جایی خواهد بود که بسیاری از سازمانها و مدارس، زیرساخت آمادهای برای آموزش آنلاین یا جلسات غیرحضوری ندارند. وقتی بحران اتفاق بیافتد، تازه همه شروع به جستجوی ابزار و پلتفرمهای جایگزین برای مواقع دورکاری میکنند. رویکرد درست این است که از قبل با ابزارهای موجود آشنا شوید و زیرساخت را آماده نگه دارید تا در این لحظات، روندهای کاری یا تحصیلی متوقف نشود.
راهنمای جامع استفاده از کلاس آنلاین و ویدیو کنفرانس در بحران
حالا که چالشها را شناختیم، بیایید سراغ راهکارها برویم. سه ابزار اصلی وجود دارد که هر کدام برای سناریوی متفاوتی طراحی شدهاند و شناخت تفاوتشان، اولین قدم برای استفاده مؤثر است.
ابزار اول: کلاس آنلاین برای ادامه آموزش
وقتی مدرسه تعطیل میشود، کلاس آنلاین سادهترین و سریعترین راه برای ادامه تدریس است. معلم از خانه وارد پلتفرم میشود، دانشآموزان از طریق موبایل یا لپتاپ به کلاس متصل میشوند و درسها طبق برنامه ادامه پیدا میکند. نکته مهم این است که پلتفرمهای بومی مانند اسکایروم، بدون نیاز به نصب نرمافزار کار میکنند. این دو ویژگی برای روزهای بحرانی که ممکن است اینترنت کند باشد یا دانشآموز فقط به تلفن همراه دسترسی داشته باشد، اهمیت زیادی دارد.
کلاس آنلاین امکاناتی مثل اشتراکگذاری صفحه، تخته سفید آنلاین، ارسال فایل و ضبط جلسه برای مرور بعدی را فراهم میکند. روند ممتد آموزشی و عدم وقفه در یادگیری، دو مزیتی هستند که کلاس آنلاین برای دانشآموزان به ارمغان میآورد.
ابزار دوم: وبینار برای رویدادهای بزرگتر
اگر مدیر مدرسه هستید و میخواهید جلسه توجیهی برای تمام والدین برگزار کنید، یا اگر صاحب کسبوکار هستید و میخواهید در روزهای تعطیل، همایشی آنلاین با صدها شرکتکننده داشته باشید، وبینار ابزار مناسب برای شما است.
وبینار برای رویدادهایی طراحی شده که یک یا چند ارائهدهنده دارند و تعداد مخاطبان زیاد است. قابلیتهایی مثل پرسش و پاسخ ساختارمند و اشتراکگذاری دسکتاپ، تعامل زندهای را فراهم میکنند که حتی از بسیاری جلسات حضوری هم موثرتر است.
نکته جالب در جایی است که روزهای تعطیل، اوج آنلاین بودن همه کاربران است و برگزارکنندگان رویدادهای تخصصی میتوانند از این فرصت برای جذب لید و مخاطب جدید استفاده کنند. حتی سازمانهایی که کارشان ارائه خدمات به دیگران (در قالب B2B یا B2C) است، میتوانند جلسات پرزنتیشن خود را هم اینگونه و هم از طریق مدل دیگری که در ادامه گفته میشود، برگزار کنند.
ابزار سوم: ویدیو کنفرانس برای جلسات داخلی
فرق جلسه تیمی با کلاس درس یا همایش در این است که همه شرکتکنندگان باید بتوانند همزمان صحبت کرده، بحث کنند و تصمیم بگیرند. ویدیو کنفرانس دقیقاً برای همین سناریو ساخته شده است. در مواقع تعطیلی و دورکاری کارمندان (یا حتی مدیریت کردن کارمندان دورکار)، ویدیو کنفرانس تنها راه حفظ هماهنگی است. مدیر پروژه میتواند جلسه روزانه با تیمش داشته باشد، تیم فروش میتواند گزارش بدهد و مدیرعامل میتواند تصمیمات فوری بگیرد.
اینطور باید گفت که کاهش هزینهها با ویدیوکنفرانس، از مزایای مهمی است که برای سازمانها حائز اهمیت است. فرض کنید برای برگزاری جلسهای که قبلاً نیاز به اتاق کنفرانس، پذیرایی و هزینه ایابوذهاب داشت، حالا از طریق یک پلتفرم آنلاین برگزار میشود، صرفهجویی در هزینههای جاری مثل انرژی و پذیرایی بسیار محسوس خواهد بود.
تفاوت این سه ابزار را بشناسید
برای استفاده موثر از هر کدام از این ابزارها و شیوههایی که نام برده شد، باید بدانید هر ابزار کجا کاربرد دارد. کلاس آنلاین برای آموزش ساختارمند با تعداد محدودی از دانشآموزان، وبینار برای رویدادهای بزرگ با مخاطب زیادتر و ویدیو کنفرانس برای جلسات داخلی تیمی با تعامل دوطرفه طراحی شده است. اگر ابزاری را که مناسب با کسبوکار یا شرایط آموزشی شما است، درست انتخاب نکنید، هم شما و هم شرکتکنندگان تجربه بدی خواهید داشت و قطعاً دیگر انگیزهای برای ادامه استفاده از پلتفرم یا نرمافزار منتخب را ندارید.
سوالات متداول
در صورت قطع اینترنت در تعطیلات چه باید کرد؟
اول از همه، از قبل مطمئن شوید که پلتفرمی را انتخاب کردهاید که قابلیت ضبط خودکار جلسه را داشته باشد. با این کار، حتی اگر اتصال شما یا هر یک از شرکتکنندگان وسط کلاس یا جلسه قطع شود، محتوا از دست نمیرود و بعداً قابل مشاهده خواهد بود. همچنین همیشه اینترنت موبایل را بهعنوان گزینه پشتیبان آماده نگه دارید؛ اگر اینترنت ثابت قطع شد، با فعال کردن هاتاسپات تلفن همراه میتوانید در عرض چند ثانیه دوباره به جلسه متصل شوید.
بهترین زمان برگزاری کلاس آنلاین در روزهای برفی چیست؟
بهترین کار این است که تا حد امکان، همان زمانبندی عادی مدرسه را حفظ کنید تا روتین روزانه دانشآموزان بهم نریزد. اما اگر به هر دلیلی این امکان وجود ندارد، بازه ساعت ۹ تا ۱۲ صبح مناسبترین زمان است. دلیلش هم این است که در این ساعات، هم سطح تمرکز دانشآموزان بالاتر است و هم معمولاً ترافیک شبکه اینترنت نسبت به ساعات عصر و شب کمتر خواهد بود و اتصال پایدارتری خواهید داشت.
چگونه امنیت جلسات ویدیو کنفرانس را در دورکاری حفظ کنیم؟
حتماً از پلتفرمی استفاده کنید که به لحاظ امنیتی، هم مطمئن باشد و هم به شما دسترسی ایجاد نام کاربری و رمز عبور اختصاصی برای کاربرانتان بدهد تا محتوای جلسه توسط افراد غیرمجاز قابل دسترسی نباشد. لینک جلسه را صرفاً از طریق کانالهای رسمی سازمان (ایمیل سازمانی یا گروههای ارتباط داخلی) ارسال کنید. از انتشار لینک در شبکههای اجتماعی یا گروههای عمومی جداً خودداری کنید.
کلام آخر
تعطیلات ناگهانی، چه به خاطر آلودگی هوا و چه بارش برف یا هر بحران دیگری، اجتنابناپذیرند. به خاطر این موضوعات، کار و تحصیل نمیتواند متوقف شود. ابزارهایی مثل کلاس آنلاین، وبینار و ویدیو کنفرانس، امروز بهاندازه کافی در دسترس هستند که هر مدرسه یا سازمانی بتواند در عرض چند دقیقه، فعالیتش را از مکان حضوری به آنلاین منتقل کند. نکته کلیدی این است که منتظر بحران نباشید تا به فکر راه حل باشید. از همین الان زیرساختتان را آماده کنید، ابزار مناسب کسبوکارتان را بشناسید و تیم یا دانشآموزانتان را با فرایند استفاده از پلتفرمها یا نرمافزارهای انتخابیتان آشنا کنید.
