در سالهای اخیر، درخواست برای ترجمه رسمی مدارک و انجام مراحل تایید و لگالایز افزایش چشمگیری داشته است. بسیاری از افراد برای مهاجرت، ادامه تحصیل، کار، اقامت، سرمایهگذاری یا حتی سفرهای بلندمدت نیاز دارند که مدارکشان در یک دارالترجمه معتبر ترجمه شده و سپس توسط نهادهای رسمی داخل و خارج از کشور تأیید شود.
در این مقاله، یک راهنمای جامع و بهروز درباره تغییرات قوانین گرفتن وقت لگالایز، نکات مهم درباره انتخاب دارالترجمه مناسب، تغییرات مربوط به مهر وزارت امور خارجه و روند جدید برخی سفارتها ارائه میکنیم. اگر در آستانه ترجمه مدارک و ارسال آن برای دانشگاه یا کارفرما هستید، این مطلب میتواند مانع اتلاف وقت و هزینههای اضافی شود.
لگالایز چیست و چرا اهمیت دارد؟
لگالایز (Legalization) مرحلهای است که طی آن سفارت یا نمایندگی رسمی یک کشور، صحت ترجمه رسمی مدارک شما و همچنین اعتبار مهرهای صادرشده توسط نهادهای داخلی را تأیید میکند.
به زبان سادهتر، شما پس از ترجمه مدارک در یک دارالترجمه معتبر، باید آنها را به تأیید دو نهاد اصلی برسانید:
۱. قوه قضاییه
۲. وزارت امور خارجه (برای دریافت مهر وزارت امور خارجه)
و در نهایت:
۳. سفارت کشور مقصد که مرحله لگالایز را انجام میدهد.
بدون این تأییدها، مدارک شما نزد بسیاری از دانشگاهها، سازمانها یا ادارات مهاجرتی اعتبار کافی نخواهند داشت.
چرا قوانین لگالایز تغییر کردهاند؟
افزایش حجم درخواستها، پیچیدگیهای امنیتی، دیجیتالیشدن فرآیندهای اداری و نیاز به کنترل دقیقتر مدارک باعث شده بسیاری از سفارتها قوانین جدیدی وضع کنند.
از طرفی، در چند ماه گذشته تعداد قابل توجهی گزارش مبنی بر جعل ترجمه، استفاده از مهرهای تقلبی یا سوءاستفاده از روندهای قدیمی ثبت وقت دریافت شده بود. در نتیجه، چند سفارت تصمیم گرفتند شیوههای نوبتدهی، مدارک لازم و نحوه پرداخت هزینهها را تغییر دهند.
این تغییرات عمدتاً شامل موارد زیر شده است:
- سامانههای جدید اینترنتی
- محدودیتهای بیشتر برای تعیین وقت
- الزام به ارائه نسخههای اصل مدارک
- سختگیری بیشتر در مورد مهر دادگستری و مهر وزارت امور خارجه
- تغییر هزینهها و تعرفههای لگالایز
- حذف امکان تعیین وقت از طریق شرکتهای واسطه
تغییر قوانین گرفتن وقت لگالایز؛ جدیدترین مواردی که باید بدانید
۱. حذف واسطهها و الزام به ثبت نام توسط فرد متقاضی
بسیاری از سفارتها اعلام کردهاند که گرفتن وقت لگالایز تنها از طریق سایت رسمی سفارت امکانپذیر است.
اگر قبلاً امکان تعیین وقت از طریق مؤسسات یا افراد واسطه وجود داشت، اکنون این روشها حذف شدهاند و ثبتنام فقط باید توسط خود متقاضی انجام شود.
۲. راهاندازی سامانههای جدید نوبتدهی
در چند سفارت، از سیستم سنتی ایمیلی به سامانههای دیجیتال جدید مهاجرت شده است. در این سامانهها:
- مدارک باید در لحظه آپلود شوند
- اطلاعات باید دقیقاً مطابق ترجمه رسمی باشد
- هر فرد یک حساب کاربری اختصاصی دارد
- امکان لغو یا جابهجایی وقت محدود شده است
۳. الزام به ارائه ترجمه معتبر از دارالترجمه رسمی
بر اساس قوانین جدید، ترجمهها باید:
- دارای مهر و امضای مترجم رسمی باشند
- در سامانه دارالترجمه قابل استعلام باشند
- خوانا و بدون خطخوردگی باشند
- دارای شماره ثبت معتبر باشند
اگر ترجمهها توسط دارالترجمههای غیررسمی انجام شده باشند یا از کیفیت کافی برخوردار نباشند، سفارت بدون بررسی بیشتر آنها را رد خواهد کرد.
این نکته بهخصوص برای کسانی که به یک دارالترجمه اسپانیایی یا سایر زبانهای خاص مراجعه میکنند بسیار مهم است؛ زیرا برخی سفارتها دقیقاً بررسی میکنند که ترجمه توسط مترجم رسمی وزارت دادگستری ایران انجام شده باشد.
۴. سختگیری جدید در مورد مهر دادگستری و مهر وزارت امور خارجه
یکی از مهمترین تغییرات این است که سفارتها فقط مدارکی را میپذیرند که مهر وزارت امور خارجه و مهر قوه قضاییه آنها قابل استعلام باشد. صرفاً ترجمه رسمی مدارک، همیشه برای مراجع خارجی کافی نیست؛ در اینجاست که نقش حیاتی «مهر وزارت امور خارجه» آشکار میشود. این مهر، به مدارک ترجمه شده اعتبار بینالمللی میبخشد و آنها را قابل پذیرش میسازد.
برخی نکات مهم جدید:
- مهرها باید کاملاً واضح باشند
- سفارتها با استفاده از سامانههای جدید، اصالت مهر را بررسی میکنند
- مدارکی که بدون تایید وزارت امور خارجه ارائه شوند، بدون استثنا رد میشوند
- زمان گرفتن وقت تأیید وزارت خارجه طولانیتر شده و باید زودتر اقدام کرد
بنابراین، یکی از اولین کارها این است که مدارک ترجمهشده را سریعاً برای دریافت مهرهای لازم ارسال کنید تا در برنامه زمانبندیتان اختلال ایجاد نشود.
۵. محدودیتهای جدید برای تعداد مدارک و نوبتها
در برخی سفارتها:
- برای هر نوبت فقط تعداد مشخصی مدرک پذیرفته میشود
- امکان تعیین وقت گروهی حذف شده است
- هر خانواده باید برای هر فرد وقت مستقل بگیرد
- برخی مدارک فقط در روزهای مشخصی قابل لگالایز هستند
این موضوع باعث شده زمانبندی سفر یا مهاجرت اهمیت بیشتری پیدا کند.
۶. افزایش هزینههای لگالایز
کمتر سفارتی باقی مانده که طی ماههای اخیر هزینههای مربوط به لگالایز را تغییر نداده باشد.
این افزایش قیمت معمولاً شامل موارد زیر است:
- هزینه بررسی مدارک
- هزینه مهر لگالایز
- هزینه پردازش پرونده
افراد باید قبل از مراجعه، آخرین نسخه تعرفهها را بررسی کنند تا با افزایش هزینهها غافلگیر نشوند.
۷. سختگیری درباره زبان ترجمه مدارک
یکی دیگر از تغییرات مهم این است که برخی سفارتها تنها ترجمههای مستقیم به زبان رسمی کشور را قبول میکنند.
بهعنوان مثال:
- سفارت اسپانیا فقط ترجمه رسمی اسپانیایی را قبول میکند
- ترجمه به انگلیسی دیگر در برخی موارد پذیرفته نمیشود
به همین دلیل، اگر مدارک شما باید به اسپانیایی ترجمه شود، باید به یک دارالترجمه اسپانیایی معتبر مراجعه کنید تا ترجمهها بدون هیچ مشکلی مورد تأیید قرار بگیرند.
۸. ممنوعیت ارائه مدارک بدون اصل
طبق قوانین جدید، ارائه اصل مدارک ضروری است. اگر تنها کپی مدارک را ببرید یا اصل مدارک همراهتان نباشد، سفارت حتی وقت شما را باطل خواهد کرد.
این مورد شامل:
- شناسنامه
- مدارک تحصیلی
- اسناد مالی
- گواهیهای شغلی
- اسناد ازدواج
- مدارک هویتی
است.
چگونه با تغییر قوانین جدید، فرآیند لگالایز را سریعتر انجام دهیم؟
۱. انتخاب یک دارالترجمه معتبر و رسمی
اولین قدم برای جلوگیری از تأخیر، انتخاب یک دارالترجمه باسابقه و مطمئن است.
دارالترجمه باید:
- مترجمان رسمی قوه قضاییه داشته باشد
- سابقه ترجمه برای امور مهاجرتی داشته باشد
- مراحل گرفتن مهر دادگستری و مهر وزارت امور خارجه را دقیق انجام دهد
- راهنمایی کامل درباره تفاوت ترجمه انگلیسی، اسپانیایی یا سایر زبانها ارائه دهد
بهویژه اگر نیاز به ترجمه اسپانیایی داشته باشید، حضور یک دارالترجمه اسپانیایی حرفهای بسیار ضروری است.
۲. مدارک را زودتر ترجمه و تأیید کنید
باتوجهبه شلوغی سفارتها و تغییر قوانین:
- ترجمهها را به روزهای آخر موکول نکنید
- پس از تحویل ترجمه رسمی، سریعاً برای گرفتن مهرهای لازم اقدام کنید
- حتماً قبل از باز کردن پرونده سفارت، مهر وزارت امور خارجه را بگیرید
۳. اطلاعات سفارت را دقیق بررسی کنید
هر سفارت قوانین خاص خود را دارد، بنابراین:
- ساعتها و روزهای کاری را بررسی کنید
- آخرین مدارک مورد نیاز را از سایت رسمی سفارت بگیرید
- قوانین مربوط به هزینهها را از همان روز پیگیری کنید
- مطمئن شوید که سامانه نوبتدهی بهروز است
جمعبندی؛ هوشمندانه و بیدردسر اقدام کنید
تغییر قوانین مربوط به گرفتن وقت لگالایز، اگرچه در ابتدا ممکن است پیچیده به نظر برسد، اما با رعایت چند اصل اصلی میتوانید این مرحله را بدون استرس پشت سر بگذارید:
- مراجعه به دارالترجمه معتبر
- دریافت بهموقع مهر وزارت امور خارجه
- آگاهی از قوانین جدید سفارت
- ثبتنام دقیق و بدون خطا در سامانه نوبتدهی
- آماده داشتن اصل تمامی مدارک
با در نظر گرفتن این موارد، مسیر شما برای مهاجرت، تحصیل، کار یا هر نوع اقدام بینالمللی بسیار سادهتر و سریعتر طی خواهد شد.
